Das Anschreiben

Das Anschreiben ist von der äußeren Form her stark formalisiert. In Deutschland werden üblicherweise Geschäftsbriefe nach der DIN 5008 geschrieben. Sinn der DIN 5008 ist, dass die Schriftstücke lesefreundlich, zweckmäßig (maschinelle Verarbeitung bei der Post) und übersichtlich gestaltet werden. Es wird in dieser Norm nur die Form, nicht der Inhalt festgelegt.

Wer legt die DIN 5008 fest? Der Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen (NIA) . Beteiligt sind an der Bearbeitung Mitarbeiter/innen von Verlagen, Lehrer/innen, Sekretär/innen und Vertreter/innen aus der Wirtschaft.

Hier sehen Sie einen nach der DIN 5008 gestalteten Brief mit Erläuterungen:

Briefkopfgestaltung

Für einen schön gestalteten Briefkopf haben Sie ab dem Papierrand 4,5 cm Platz. Denken Sie daran: Menschen wollen schöne Dinge sehen. UND: Sie selbst wollen positiv auffallen und einen guten Eindruck hinterlassen. Es ist empfehlenswert, einen Briefkopf zu gestalten, den Sie auf dem Deckblatt und dem Lebenslauf ebenfalls einsetzen, damit die Unterlagen gestalterisch zusammenpassen: Sozusagen Corporate Design in eigener Sache! Beispiele finden Sie im Kapitel Bewerbungsmuster.

Wie wird der Briefkopf formatiert? Setzen Sie zur Seitenrandformatierung diesen links und rechts auf 2,5 cm und unten auf 2 cm. Um Ihren Briefkopf zu gestalten, gibt es mehrere Möglichkeiten, von denen hier 2 erläutert werden:

1. Wenn Sie den Seitenrand oben auf 4,5 cm setzen, müssen Sie Ihren Briefkopf in der sog. Kopfzeile (also zwischen Papierrand und normalem Schreibbereich) schreiben und formatieren.
2. Wenn Sie den Seitenrand auf 1 oder 1,5 cm oben setzen, schreiben und formatieren Sie Ihren Briefkopf direkt im Brief und achten darauf, dass Sie 4,5 cm für diesen Bereich nicht überschreiten.

Entscheiden Sie einfach, welche Variante Ihnen vertrauter ist.

Unterhalb des Briefkopfes können Sie (müssen aber nicht) eine Absendezeile in Schriftgröße 8 einsetzen. Diese Zeile wird bei 5 cm vom oberen Papierrand aus geschrieben. Sie macht nur dann Sinn, wenn Sie den Brief in einen Fensterbriefumschlag stecken, denn dann ist die Absendezeile oberhalb des Anschriftenfelder zu sehen. (Wirkt professionell!)

Das Anschriftenfeld

Für das Anschriftenfeld haben Sie 9 Zeilen Platz. In die oberste Zeile schreiben Sie Postvermerke wie "Einschreiben", "Büchersendung", etc. - für Bewerbungen ist dieses Feld nicht relevant, da Bewerbungen mit "normaler" Post geschrieben werden. Darunter kommen Firma, Name, etc.

Es gibt hier einige Regeln, die Sie beachten sollten:

Schreiben Sie erst den Namen, dann die Firma im Anschriftenfeld, darf nur diese Person den Brief öffnen. Schreiben Sie erst die Firma, dann den Namen ins Anschriftenfeld, darf im Vertretungsfall auch eine andere Person den Brief öffnen.

Beispiel 1: 
Frau Beate Müller
Semperit GmbH
(nur Frau Müller darf den Brief öffnen)

Beispiel 2:
Semperit GmbH
Frau Beate Müller
(Frau Müller darf den Brief öffnen, wenn sie verhindert ist, darf die Vertretung den Brief öffnen)

Frau/Herr/z. Hd.:
Wenn Sie an eine Frau schreiben, verwenden Sie "Frau" und den Namen.
Wenn Sie an einen Mann schreiben, verwenden Sie "Herrn" und den Namen.
"Z. Hd." vergessen Sie, das ist altmodisch und wird nicht mehr genutzt, "Frau" bzw. "Herrn" reicht aus.

Das Datum

Das Datum schreiben Sie auf Höhe des Ortes. Sie können es auch in den Briefkopf schreiben, aber da stört es meist das Design. Das Datum kann in deutscher Weise geschrieben werden (13.03.2012) oder amerikanischer Schreibweise (2012-03-13). Die Jahreszahl wird vierstellig geschrieben. Verwenden Sie innerhalb Ihres Anschreibens immer dieselbe Schreibweise für das Datum.

Die Betreffzeile

Eine Betreffzeile folgt bei 10 cm vom oberen Papierrand gemessen. Diese können, müssen Sie aber nicht schreiben. Bei Bewerbungen ist dies allerdings zu empfehlen. Schreiben Sie die Betreffzeile in Fettbuchstaben. Verwenden Sie einleitend nicht das Wort "Betreff" oder "Betr.". Auch das ist altmodisch.

Anrede

Nach der Betreffzeile folgen 2 Leerzeile (wenn Sie einzeilig schreiben) und danach die Anrede. "Sehr geehrte Frau ...," "Sehr geehrter Herr ...," "Guten Tag ..."

Wenn Sie im Anschriftenfeld eine Person angeschrieben haben, müssen Sie sie auch im Brief anreden. (Wir haben schon diverse Bewerbungen gesehen, in denen im Anschriftenfeld eine Person genannt wurde und in der Anrede "Sehr geehrte Damen und Herren," stand. Das ist nicht logisch und kommt wahrscheinlich nicht gut an!) Nach der Anrede folgt ein Komma und dann geht es im Brief entsprechend mit Kleinbuchstaben weiter.

Textbereich

Der Text wird in gängiger Schrift (Arial, Times New Roman, Tahoma, etc. - nicht zu ausgefallen und "Comic" geht gar nicht) geschrieben und hat die Schriftgröße 10 - 12. Wenn Sie einen Absatz abschließen, folgt grundsätzlich eine Leerzeile.

Grußformel

Wenn Sie Ihren Text beendet haben, folgt die Grußformel. D. h. nach dem Text kommt eine Leerzeile (nicht 5!) und dann "Mit freundlichen Grüßen". Sie können auch Varianten ausprobieren, die nach DIN 5008 in Ordnung sind:

"Mit freundlichen Grüßen aus Brandenburg"

"Freundliche Grüße nach Berlin"

"Mit den besten Wünschen für ein schönes Wochenende"

Darunter folgt die Unterschrift und die maschinengeschriebene Unterschrift (Vor- und Nachname). Die Maschinenunterschrift können Sie bei einer Bewerbung schreiben, müssen es aber nicht.

Anlagenvermerk

Der Anlagenvermerk wird, wenn Sie Ihren Namen nicht maschinengeschrieben wiederholen, sondern lediglich unterschreiben, mit einem Abstand von drei Leerzeilen unterhalb der Grußformel geschrieben.

Wenn Sie jedoch Ihren Namen maschinengeschrieben wiederholen, erfolgt eine Leerzeile und dann der Anlagevermerk.

Der Anlagevermerk kann in Fettbuchstaben gedruckt werden. Eine Aufzählung der einzelnen Anlagen kostet bei einer Bewerbung viel Platz und mal ehrlich: Wer sollte diese Anlagen nachzählen, auf Vollständigkeit prüfen? Dazu hat niemand Zeit.

Versuchen Sie eine Seite bei ihrem Anschreiben nicht zu überschreiten!